Urlaub oder krank: Abwesenheit einmal eintragen, für die ganze Familie

Kurz vor den Sommerferien habe ich jedes Jahr eine Abfrage an alle Eltern geschickt: Wer ist wann weg? Die Antworten habe ich in eine Excel-Tabelle übertragen, mit den Ferientagen als Spalten und den Spielern als Zeilen. Wer nicht da war, bekam für den Tag ein X, und unten stand, wie viele an dem Tag höchstens noch kommen könnten. Danach konnte ich entscheiden, ob wir in den Ferien trainieren oder zum Beispiel nur in den letzten drei Wochen.

Stand das Training fest, ging die Arbeit erst richtig los. Ich bin jeden Termin durchgegangen und habe die Absagen aus der Tabelle einzeln übertragen. Hat eine Familie zwei Kinder in zwei Teams, machen sich gleich zwei Trainer dieselbe Arbeit.

Das geht ab sofort einfacher. In Numo gibt es jetzt Abwesenheiten.

So legst du eine Abwesenheit an

Zuerst wählst du die Art der Abwesenheit: Urlaub, Krank, Inaktiv oder Sonstiges. Danach legst du fest, für wen sie gilt. Hast du mehrere Kinder in Numo, kannst du einzelne auswählen oder einfach „Alle“. Das funktioniert auch, wenn die Kinder in unterschiedlichen Teams sind, zum Beispiel eins in der F-Jugend und eins beim Kinderturnen.

Zum Schluss kommt der Zeitraum. Ein Startdatum reicht, das Enddatum ist optional. Bei einer Krankheit weiß man ja oft noch nicht, wann es wieder geht.

Numo setzt dann bei jedem Termin im Zeitraum automatisch eine Absage. Am Termin steht ein kurzer Hinweis dabei, etwa „Krank (vom 11.09.2023 - 16.09.2023)“. Der Trainer sieht also sofort, warum jemand fehlt, und muss nicht nachfragen.

Die Abwesenheit gilt für alle zukünftigen Termine im Zeitraum, für bestehende genauso wie für neue. Vergangene Termine bleiben unverändert. Trägst du heute ein, dass dein Kind seit gestern krank ist, wird das Training von gestern also nicht nachträglich abgesagt. Legt der Trainer nächste Woche ein Freundschaftsspiel an, das in deinen Urlaub fällt, ist die Absage schon drin. Und wenn sich etwas ändert, änderst du einfach die Abwesenheit. Kommt ihr zum Beispiel zwei Tage früher aus dem Urlaub zurück, kürzt du das Enddatum, und Numo passt alle zukünftigen Termine automatisch an.

Eine Abwesenheit ist außerdem kein Zwang. Klappt es an einem Tag doch, sagst du bei diesem Termin einfach selbst zu. Die manuelle Zusage gilt dann für genau diesen Termin, alle anderen bleiben abgesagt.

Auch für regelmäßige Termine

Abwesenheiten lassen sich wiederholen. Hat dein Kind freitags immer Musikschule, trägst du einmal „wöchentlich am Freitag“ ein. Die Freitagstrainings sind dann abgesagt, ohne dass du jede Woche daran denken musst. In der Terminliste steht in dem Fall zum Beispiel „Abwesend (Wöchentlich am Freitag, ab dem 01.09.2023)“.

Was der Trainer davon hat

Für Trainer ist die Abwesenheit fast noch wichtiger als für die Eltern. Wer am Montag das Spiel für Samstag plant, sieht direkt, wer im Urlaub ist, und muss nicht erst in alten Chatnachrichten suchen. Ist ein Spieler länger verletzt, steht das an jedem Termin dabei, bis er wieder fit ist.

Alle Details mit Beispielen findest du in der Funktionsübersicht unter Abwesenheit.

Nachtrag vom April 2024: Wie du einen festen Wochentag und Überschneidungen in mehreren Gruppen einträgst, zeigen wir ausführlich in Jeden Dienstag Musikschule: feste Abwesenheit pro Wochentag und In zwei Gruppen aktiv: Terminüberschneidungen abfangen.

Nachtrag vom Juni 2026: Trainer können Abwesenheiten inzwischen auch für ihre Spieler eintragen, bei einer Klassenfahrt sogar für mehrere auf einmal. Mehr dazu in Abwesenheit für andere eintragen und Klassenfahrt oder Turnierwochenende.