Wenn sich bei uns im Verein die Trainingszeit einer Mannschaft ändert, beginnt eine kleine Kettenreaktion. Der Trainer schreibt es in die WhatsApp-Gruppe. Jemand aus dem Vorstand ändert den Aushang im Schaukasten. Ein anderer pflegt die Webseite, sofern er davon erfährt. Im Flyer für neue Mitglieder steht die alte Zeit noch bis zum nächsten Druck, und in der Mail an die Eltern der neuen Jahrgänge vielleicht auch.
Fünf Stellen, eine Information, und mindestens drei Menschen, die daran denken müssen.
Wo die doppelte Arbeit steckt
Nach über 20 Jahren im Verein, als Trainer und im Vorstand, fallen mir vor allem diese Stellen ein. Trainingszeiten und Hallenzeiten stehen meistens an drei oder vier Orten. Ansprechpartner wechseln, aber auf der Webseite steht noch der Trainer von vor zwei Jahren. Spielergebnisse und Ausfälle werden in die Gruppe geschrieben, dann für die Webseite noch einmal und für die Vereinszeitung ein drittes Mal.
Bei den Mannschaften selbst ist es nicht anders. Ein Trainer führt eine Excel-Liste mit der Anwesenheit, der Co-Trainer hat seine eigene, und die Zu- und Absagen kommen über drei Kanäle. Am Ende des Jahres will der Vorstand wissen, wie viele Kinder regelmäßig zum Training kommen, und jemand zählt alles noch einmal per Hand.
Warum das ein Problem für das Ehrenamt ist
Jede dieser Aufgaben ist für sich klein. Zusammen machen sie aber einen großen Teil der Zeit aus, die Ehrenamtliche in den Verein stecken. Und es ist genau die Zeit, die keinen Spaß macht. Niemand ist Trainer geworden, um Listen abzugleichen.
Dazu kommt der Ärger, wenn etwas nicht stimmt. Eine Familie steht vor der leeren Halle, weil auf der Webseite die alte Zeit stand. Danach fühlt sich der Vorstand schlecht, der Trainer ist genervt, und die Familie fragt sich, ob der Verein überhaupt organisiert ist. Wer das ein paar Mal erlebt hat, überlegt sich zweimal, ob er das Amt im nächsten Jahr noch einmal übernimmt.
Einmal erfassen, überall nutzen
Für mich ist die Lösung klar: Eine Information sollte genau einmal erfasst werden, und zwar von der Person, die sie als Erstes kennt. Bei Trainingszeiten und Ausfällen ist das der Trainer. Alle anderen Stellen sollten sich die Information von dort holen, statt sie neu einzutippen.
Bei den Teams setzen wir das in Numo bereits um. Sagt ein Trainer ein Training ab, sehen alle im Team das in derselben Liste, auf dem Handy wie im Browser. Die Rückmeldungen landen an einer Stelle, und die Statistik entsteht nebenbei, ohne dass jemand eine Liste führt. Wie das mit den Absagen konkret aussieht, steht im Beitrag Serientermine: Trainingszeiten einmal anlegen und vergessen, die Statistik erkläre ich im Beitrag Wer war wie oft da? Die Statistik zur Trainingsbeteiligung.
Bis Webseite, Schaukasten und Flyer genauso funktionieren, wird es in den meisten Vereinen noch dauern. Ein guter erster Schritt ist aber, im eigenen Verein einmal aufzuschreiben, an wie vielen Stellen dieselbe Information gepflegt wird. Meistens sind es mehr, als man denkt.
Nachtrag vom Juni 2026: Unsere Vision dazu haben wir inzwischen auf einer eigenen Seite aufgeschrieben.