In den Herbstferien war ich mit 52 Kindern und sieben weiteren Betreuerinnen und Betreuern eine Woche auf Ferienfreizeit. Samstag Anreise, Freitag Abreise, dazwischen Klettern, Schwimmen, eine Fantasy Rally, eine Silent Disco, eine Wanderung zum Sorpesee und vieles mehr. Ich war für die Organisation verantwortlich, von der ersten Anmeldung bis zum Aufräumen am letzten Morgen. Hier steht, wie wir das bei der DJK Leuth aufgezogen haben, mit Zahlen, Wochenplan und Rally.
Die Eckdaten unserer Ferienfreizeit
52 Kinder zwischen 7 und 16 Jahren, 28 Jungen und 24 Mädchen
39 Vereinsmitglieder und 13 Nichtmitglieder aus 40 Haushalten
8 Betreuerinnen und Betreuer, mich eingerechnet
7 Tage im Sport- und Erlebnisdorf Hachen des Landessportbunds NRW im Sauerland
Rund 20.000 Euro Gesamtkosten
Das Dorf in Hachen ist für so eine Gruppe ideal. Die Häuser stehen im Kreis um eine große Wiese, auf der die Kinder sich frei bewegen können, ohne dass jemand ständig hinterherlaufen muss. Wir hatten sieben Häuser, vier für die Jungen und drei für die Mädchen. Zum Gelände gehören eine Dreifachhalle, ein Gymnastikraum, ein Judoraum, ein Schwimmbad, eine Kegelbahn, zwei Fußballplätze, ein Volleyballfeld, ein großer Spielplatz und mehr. Für ein Programm mit 52 Kindern hilft das sehr, weil alles zu Fuß erreichbar ist.
Anmeldungen: eine Tabelle, drei Leute
Für die Anmeldungen haben wir kein eigenes Tool gekauft. Die Eltern melden ihre Kinder über ein Formular in Nextcloud Forms an, das in der Cloud unseres Vereins läuft. Alles Weitere passiert in einer geteilten Excel-Tabelle, und die Arbeit darin ist klar verteilt:
Ich trage die Anmeldungen ein.
Der 2. Kassierer prüft, wer Mitglied im Verein ist.
Der 1. Kassierer hakt die Zahlungseingänge ab.
Alter, Verteilung auf Jungen und Mädchen und die freien Plätze rechnet die Tabelle selbst aus. So sehe ich jederzeit, ob in den Mädchenhäusern noch ein Bett frei ist oder ob wir bei den Jungen noch vier Plätze vergeben können. Am Ende sah die Verteilung so aus:
| Alter | Jungen | Mädchen | Gesamt |
|---|---|---|---|
| 7 Jahre | 1 | 1 | 2 |
| 8 Jahre | 7 | 6 | 13 |
| 9 Jahre | 2 | 0 | 2 |
| 10 Jahre | 4 | 3 | 7 |
| 11 Jahre | 2 | 2 | 4 |
| 12 Jahre | 1 | 3 | 4 |
| 13 Jahre | 5 | 3 | 8 |
| 14 Jahre | 2 | 0 | 2 |
| 15 Jahre | 2 | 6 | 8 |
| 16 Jahre | 2 | 0 | 2 |
| Gesamt | 28 | 24 | 52 |
Die Tabelle ist mehr als Verwaltung. Mit 13 Achtjährigen und gleichzeitig 8 Fünfzehnjährigen ist klar, dass ein Programm für alle nicht reicht. Die Altersverteilung haben wir deshalb direkt für die Planung genutzt.
Finanzierung: Förderung und Sonderurlaub
20.000 Euro für eine Woche klingt viel. Darin stecken Unterkunft und Verpflegung für 60 Personen, Material und gemietete Extras. Ohne Unterstützung wäre der Beitrag für viele Familien zu hoch. Wir bekommen Fördergeld von der Stadt Nettetal, und für die Betreuerinnen und Betreuer gibt es eine zweite wichtige Hilfe: Sie nehmen unbezahlten Sonderurlaub, und den Verdienstausfall bekommen sie über eine Förderung des LSB NRW erstattet. Ohne diese Regelung würden viele gar nicht mitfahren können, weil eine Woche Freizeit sonst eine Woche Jahresurlaub kostet.
Wenn du so etwas zum ersten Mal planst, kümmere dich früh darum, denn Anträge haben Fristen. Einen Einstieg in das Thema findest du in unserem Beitrag zu Fördergeldern für die Jugendabteilung.
Fast alles machen wir selbst
Bis auf wenige Ausnahmen leiten wir alle Angebote selbst an. Das Team besteht aus Übungsleiterinnen und Übungsleitern aus dem Verein, und jede und jeder bringt etwas mit: Klettern, Kegeln, Tanzen, Spiele für die Halle. Das hält die Kosten im Rahmen, und die Kinder kennen die Leute, die vor ihnen stehen, oft schon aus dem Training.
Ein paar Dinge haben wir dazugeholt:
Betreutes Angebot im Feriendorf: Baumklettern, Wandklettern, Biathlon mit Lasergewehren und Armbrustschießen.
Silent Disco: Wir haben ein Paket mit 80 Kopfhörern bei Silent Events gemietet. Wir haben drei Kanäle selbst bespielt, jedes Kind wählt seinen Kanal und stellt die eigene Lautstärke ein. Die Disco im Feriendorf ist dafür zu klein, ein Hallendrittel passt am besten.
Rollstuhlbasketball: Das Angebot kam über eine Förderung der Telekom zu uns. Beim nächsten Mal steht wieder Blindenfußball auf dem Plan.
Der Wochenplan
Der Plan entsteht im Lauf der Woche, je nach Wetter. Das betrifft vor allem alles, was draußen stattfindet, etwa die Wanderungen und die Fantasy Rally. Jeden Mittag gibt es ein Belegungsgespräch mit allen Gruppen vor Ort, in dem wir Hallen und Räume aufteilen.
Im Rückblick sah die Woche so aus:
| Tag | Vormittag | Nachmittag | Abend |
|---|---|---|---|
| Samstag | Anreise | Werwolf, Fußball und Fangen | Spieleabend |
| Sonntag | Schwimmen, Völkerball, Tischtennis | Wanderung zur Burgruine | Halle mit Fußball, Tanzen und Jonglage-Kiste |
| Montag | Ringen und Raufen, Kin-Ball, Armbrust | Rollstuhlbasketball, Baumklettern | Nachtwanderung und Lagerfeuer für die Kleinen |
| Dienstag | Wandklettern, Kegeln, Biathlon, Vertrauensspiele | Fantasy Rally | Silent Disco |
| Mittwoch | Takeshi's Castle | Schwimmen, Werwolf, Tanzkurs | Nachtwanderung und Lagerfeuer für die Großen |
| Donnerstag | Wanderung zum Sorpesee mit Pizza und Pommes | Schwimmen, Aufräumen | |
| Freitag | Aufräumen | Abreise | |
Jeden Morgen hing für den Tag ein eigenes Plakat mit Uhrzeiten. Am Dienstag zum Beispiel: 7:45 Uhr Frühstück, 8:45 Uhr Wandklettern für die 15- und 16-Jährigen, um 10:15 Uhr gleichzeitig Kegeln für die 9- bis 11-Jährigen, Biathlon für die 12- bis 14-Jährigen und Turnhalle für die 7- und 8-Jährigen. Daneben stand, was mitzubringen ist: Turnschuhe, Sportsachen für drinnen oder draußen, Hallenschuhe und Trinkflasche für die Disco. Das klingt nach Kleinkram, erspart aber viele Fragen.
Zwei Programmpunkte, die man leicht unterschätzt: Am Montag ging es ins Dorf zum Supermarkt. Das ist knifflig, weil wir den Weg vorab einmal gemeinsam gehen und sich die Kleingruppen danach ab- und anmelden müssen. Manche nehmen dabei auch jüngere Kinder mit. Am Donnerstag waren wir von 9 bis 15 Uhr wandern. Dafür hatten wir feste Pausenplätze eingeplant und vorab geklärt, dass es dort Toiletten gibt. Auf einem Spielplatz mit abgeschlossenen Toiletten haben wir vorher den Kontakt herausgesucht und geregelt, dass sie für den Tag offen sind. Am Sorpesee gibt es ein Bootshaus der Jugendherberge, dort durften wir die Toiletten nutzen und haben Bierzeltgarnituren aus dem Lagerraum aufgebaut. Mittags haben wir uns 60 Pizzen und Pommes liefern lassen.
Das Highlight: die Fantasy Rally
Am Dienstagnachmittag lief unsere Fantasy Rally, ein Geländespiel mit Figuren aus Filmen und Büchern, die die Kinder gerade kennen. Die Geschichte in diesem Jahr hieß „Rettet das Spielen!“. Lily, das Frosch-Tablet aus Toy Story 5, hat die Spielzeugkiste mit einer Sperre verriegelt, und darin sitzt Rabbat, der Fuchs aus der Schule der magischen Tiere. Damit die Kiste wieder aufgeht, braucht Lily Passwort, Akku und Verbindung.
Unser Team war als Figuren unterwegs, zum Beispiel als Woody, Buzz, Mario, ein Minion, Stitch, Harry Potter und als NEINhorn mit seinen Freunden. Es liefen 16 Dreiergruppen gleichzeitig, mit 11 verschiedenen Figuren als Zielpunkten. Jede Figur braucht etwas und gibt etwas, und bei jeder wartet erst eine Zusatzaufgabe. Ein paar Regeln haben sich bewährt:
Feste Sätze statt Erklärungen: Fast jede Figur antwortet nur mit ihrem typischen Satz, bis die Kinder die richtige Frage stellen. Das NEINhorn sagt eben erst einmal „Nein“.
Immer ein Gegenstand: An jeder Station bekommt die Gruppe etwas, das sie bei der nächsten Figur abgeben muss. Wer nur bei anderen zuschaut, kommt nicht weiter.
Drei Ketten: Es gab drei Ketten, die zu den Zielgegenständen für Lily führten. Die Kinder kannten die Ketten nicht und mussten erst herausfinden, wer was braucht und woher man es bekommt.
Figuren bewegen sich: Keine Figur hat einen festen Platz. Die Kinder müssen suchen, und die Betreuer sehen nebenbei, wo es hakt.
Gemeinsames Ende: Jede Gruppe bekommt ein Puzzleteil. Erst alle Teile zusammen ergeben den Code für das Schloss der Kiste.
Ein Beispiel für so eine Zusatzaufgabe: Harry Potter hatte die Karte des Rumtreibers im Layout des Feriendorfs. Jede Gruppe bekam aus dem „Chaosspiel“ eine Nummer von 1 bis 100 genannt und musste die Nummer im Feriendorf finden und den Begriff nennen, der dort hing. Hier die Karte dazu:
Mit Geschichte, Rally und Finale waren wir fast drei Stunden beschäftigt. Kostüme und Material halten wir bewusst einfach, manches stammt aus dem Vorjahr.
Was erwartest du von einem Tool für die Ferienfreizeit?
Bei uns laufen Anmeldung, Mitgliedsprüfung und Zahlungen über Formular und Tabelle. Das funktioniert, ist aber Handarbeit. Mich interessiert deshalb, was du von einem Tool für die Organisation einer Ferienfreizeit erwartest: Anmeldungen, Zahlungen, Packlisten, Elternkommunikation, Betreuerplanung? Schreib mir, was dir fehlt oder was bei euch am meisten Zeit frisst, an info@numo-app.com.
Vielleicht lässt sich so etwas in Zukunft auch in Numo abbilden. Die ersten Vereinsfunktionen testen wir gerade, mehr dazu steht im Beitrag Vom Team zum Verein.