Unsere Weihnachtsfeier war früher eine WhatsApp-Umfrage mit 40 Nachrichten. Wer bringt Kuchen mit, wer Getränke, wer kümmert sich um den Raum? Nach zwei Tagen hatten wir sechs Kuchen und keine Getränke. Den Raum hatte am Ende wie jedes Jahr der Trainer organisiert.
Dieses Jahr haben wir es anders gemacht, und es hat erstaunlich gut funktioniert.
Die Feier als eigener Termin
Ich habe die Weihnachtsfeier als Termin vom Typ Event angelegt, mit Adresse und einer kurzen Beschreibung in den Details. Als Anmeldeart habe ich „Teilnehmer müssen zusagen“ gewählt. Bei einer Feier will ich wissen, wer wirklich kommt, und nicht davon ausgehen, dass alle da sind.
In den Notizen, die nur das Trainerteam sieht, stehen unsere eigenen Absprachen. Dazu gehört zum Beispiel, wer die Urkunden druckt und was für das Abschlussspiel noch fehlt.
Aufgaben statt Umfrage
Für alles, was mitgebracht oder erledigt werden muss, gibt es eine Aufgabe am Termin. Bei uns waren das Kuchen, Getränke, Aufbau und Abbau. Kuchen und Getränke habe ich jeweils mehrfach angelegt, damit nicht eine Familie alles allein stemmen muss.
Die Eltern haben die Aufgaben dann selbst mit „Übernehmen“ an sich genommen. Ich musste niemanden ansprechen. Nach zwei Tagen waren bis auf den Abbau alle Aufgaben vergeben.
Was mir aufgefallen ist
Die Kuchen waren als Erstes weg. Beim Aufbau und Abbau hat es länger gedauert, und das ist kein Zufall. Etwas mitzubringen passt in jeden Alltag. Zwei Stunden vor Ort zu sein, passt nicht immer.
Ich habe deshalb die Abbau-Aufgabe in zwei kurze Aufgaben geteilt, eine halbe Stunde für die Tische und eine halbe Stunde für die Küche. Innerhalb eines Abends waren beide vergeben. Kleine, klar umrissene Aufgaben finden fast immer jemanden.
Hilfreich war auch die aufklappbare Statistik an der Aufgabe. Wer überlegt hat, ob er schon wieder Kuchen backen soll, hat dort gesehen, wer bei den Spielen und Festen der letzten Wochen schon wie oft dran war. Ein paar Familien, die sonst eher zurückhaltend sind, haben sich daraufhin von selbst gemeldet.
Wie du Aufgaben am Termin anlegst, zeigt die Funktionsübersicht. Und falls du noch eine Feier planst: Ich wünsche dir und deinem Team schöne Feiertage.