Wenn draußen der Platz gesperrt ist, beginnt die Zeit der Hallenturniere. Für die Kinder sind sie oft das Highlight des Winters. Für den Verein, der ausrichtet, steckt dahinter einiges an Arbeit. Ich habe in den letzten 20 Jahren über 20 Turniere organisiert und dabei fast jeden Fehler einmal gemacht.
Früh anfangen: die Hallenzeit
Der erste Schritt ist der, der am längsten dauert. Hallenzeiten am Wochenende sind knapp, und in vielen Städten werden sie Monate im Voraus vergeben. Wer im Januar ein Turnier ausrichten will, sollte im Sommer den Antrag stellen. Kläre dabei gleich, ab wann ihr in die Halle dürft, wann ihr raus sein müsst und wer Schlüssel und Hallenwart organisiert.
Je nach Verband und Altersklasse muss das Turnier außerdem angemeldet oder genehmigt werden. Frag beim Jugendleiter oder beim Kreis nach, was bei euch gilt.
Teams und Spielplan
Mit dem festen Termin lädst du die Teams ein. Bei uns hat sich bewährt, mit einer Zusage bis zu einem festen Datum zu arbeiten und eine Warteliste zu führen. Absagen kommen immer.
Den Spielplan rechne ich von der Hallenzeit rückwärts: Wie viele Minuten pro Spiel, wie viel Pause dazwischen, wann ist Siegerehrung? Lieber zwei Spiele weniger als eine Siegerehrung, bei der die Hälfte schon weg ist.
Früher war der Spielplan eine Excel-Tabelle, die am Turniertag ausgedruckt an der Wand hing. Heute gibt es dafür flexible Apps wie Tournify oder Mein Turnierplan. Sie erstellen den Spielplan, rechnen die Tabellen und zeigen Eltern und Teams die Ergebnisse auf dem Handy.
Helfer, Kuchen und Kasse
Ein Turnier braucht viele Hände: Aufbau, Turnierleitung, Zeitnehmer, Schiedsrichter, Cafeteria, Abbau. Bewährt hat sich, Aufgabenpakete an die Mannschaften des Vereins zu verteilen. Die Bambini besetzen zum Beispiel den Getränkewagen, die E-Jugend die Cafeteria, und die C-Jugend stellt die Schiedsrichter. Jede Mannschaft organisiert ihr Paket selbst, und die Turnierleitung hat nur noch wenige Ansprechpartner.
Bei der Cafeteria lohnt es sich, die Kuchenspenden zu zählen. Mit einem Kuchen pro Familie ist man meistens auf der sicheren Seite. Für die Kasse braucht es Wechselgeld und eine Person, die nicht gleichzeitig noch etwas anderes tun muss.
Die Abrechnung
Nach dem Turnier ist vor der Abrechnung. Startgelder, Cafeteria, Kosten für Pokale und Medaillen, eventuell Hallenmiete. Je sauberer die Belege während des Tages gesammelt werden, desto schneller ist das erledigt. Ein einfacher Trick ist ein Umschlag an der Kasse: Jede Quittung kommt sofort hinein, und das ausgelegte Geld wird direkt ausgezahlt.
Was am häufigsten hakt
Aus meiner Erfahrung sind es nicht die großen Dinge, sondern die kleinen: fehlende Verlängerungskabel, zu wenige Bälle für die Aufwärmphase, fehlende Leibchen, wenn beide Mannschaften in Rot spielen, oder ein Zeitplan ohne Puffer. Deshalb lohnt sich eine Checkliste, die nach jedem Turnier ergänzt wird. Beim nächsten Mal spart sie viele Nerven.